Индивидуальные рецепты, или 21 день в движении

Как продвинуться к более рациональному использованию своего времени?

Только знать недостаточно,

необходимо также применять свои знания на деле.

Гете

Что бы ни говорили, а причин нехватки времени или неумения использовать его эффективно насчитывается одна. Определяется она как нежелание самоорганизоваться. Отдадим должное генам и условиям, в которых вырос человек – иррационального (спонтанного) поведения у него может быть больше, чем рационального. Нежелание или неумение самоорганизоваться может быть вызвано определенными особенностями человека. Кто-то не умеет держать в фокусе  внимания цели, кто-то делает много рутинных действий,  некоторые не могут объявить войну «пожирателям» времени и другое. Некоторые медлительны от природы и/или совсем не планируют. А чтобы добиться эффекта и отдачи в любом практически деле нужно немножко волевых усилий.

Про эффективное использование времени написано очень-очень много. Мы не претендуем на изобретение новых инструментов. Мы предлагаем вашему вниманию 21 рекомендацию. Есть утверждение о том, что привычка что-либо делать формируется в течение 21 дня. Через 21 день повторения какого-либо действия — чудо, делаешь это автоматически! Появляется ощущение, что делал это всегда. Одна простая рекомендация на один день. Можно начать с любой. Можно начать двигаться с первой и использовать каждую следующую в новый день. Можно выбрать те, которые больше нравятся, или поэкспериментировать с теми, которые до сих пор не попробовали. Самое главное – попробовать то, что знаете, или что-то новое.

Начните с самого простого, руководствуясь вопросом: «Если не сейчас, то когда?».

Итак,

1. Не оставляй на завтра то, что можно сделать сегодня.

Звучит банально и очевидно? Да!

Посыл из области самодисциплины и борьбы с ленью? Да!

Работает на практике? Тоже да!

Соблазн оставить что-то на «завтра» очень велик. Вспоминается поговорка «бывалых» – ПВО: погоди выполнять, отменят. Такое может быть, конечно. И как часто это бывает в вашей практике? А если речь идет о наших личных делах, заботах?  На практике получаем совсем другую картину. К делам, которые остались от вчера, добавляются сегодняшние, и еще что-то по мелочам. И так… формируется снежный ком.

Посему прямо сейчас позвоните, напишите, сделайте то, что очень очень хочется отложить на завтра. Просто сделайте.

2. Берешься за дело, делай с максимально возможным качеством с первого раза.

Будет ли у нас время и желание (что имеет большое значение) делать какую-то работу заново, чтобы улучшить ее качество? Нет! Ни у кого нет лишнего/другого/дополнительного времени переделывать отчеты, презентации снова, и снова, и снова. Разумнее сразу делать «начисто».

3. Используй по максимуму вынужденные паузы.

Регулярно случается, что переносятся сроки встреч, корректируются даты переговоров и образуются короткие или более длинные промежутки времени, которые, на первый взгляд, сложно использовать. Сделайте в это время то, что вы очень хотели отложить на «завтра». Или что-то мелкое, что имеет свойство накапливаться. Вы точно почувствуете удовлетворение от маленькой, но от этого не менее приятной победы над собой.

4. Пиши план на определенный промежуток времени.

Тот, кто регулярно в течение 10-25 минут готовит план своего рабочего дня (недели, при большой загрузке на месяц), может ежедневно экономить до двух часов активного времени.

Письменные планы обеспечивают разгрузку памяти.

В этом процессе чрезмерная педантичность и детальность сами по себе излишни, поскольку как раз они и будут отнимать много времени.

5. Не планируй все свое время.

Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия (например, творчество) и 20% резервировать на незапланированные действия.

6. Учитывай: на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено.

Поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения любого дела.

7. Важнейшим элементом является определение приоритетных целей.

Сосредоточьте свои усилия на том, что для вас важнее всего. Надо будет делать выбор. Научитесь отказываться. Отдавайте себе отчет в том, что вы не все можете и не все должны сделать, устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел. И вообще, какая ваша глобальная цель на ближайшие пять лет? А? Что и в каком количестве вы делаете сегодня, чтобы она материализовалась?

8. Разрешай себе отвлекаться и отдыхать.

Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы. Жизнь и работа сами подбросят вам ситуации цейтнота.

9. Отклоняй дополнительно возникающие неотложные вопросы/звонки/желающих покурить, пообщаться/проблемы.

Отвечая положительно на такие запросы, вы передаете управление вашим бесценным ресурсом – временем – в чужие руки. Или хотя бы убедитесь, что руки надежные.

10. Избегай импульсивных незапланированных действий.

Сейчас это называют «эффектом википедии». Читая статью, нужную в данный момент, вы переходите по указанной в ней ссылке на что-либо другое, читаете другую статью, затем вновь переходите по заинтересовавшей вас ссылке, потому что очень интересно и т.д. В какой-то момент останавливаетесь и обнаруживаете, что этот серфинг занял у вас пару часиков.

11. Сделай инвентаризацию своего времени за какой-либо конкретный промежуток.

Простым показательным промежутком может быть неделя. Если вы считаете себя более продвинутым – возьмите месяц. Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени и как вы его используете.

12. Начинай с простого действия.

Сделайте малый шаг в реализации задуманного большего.  Малый шаг, предпринимаемый сразу, дает подчас больше эффекта, чем обширные, стратегические и грандиозные замыслы, за которыми следуют затяжные действия.

13. Только ты сам способен изменить свое поведение.

Окружающие могут лишь мотивировать вас при этом (либо удерживать вас от этого). Попросите помощи/поддержки у человека, которому вы доверяете: напоминать вам о правилах, которым вы хотели бы следовать, или задавать вам в течение дня вопрос – получается ли у вас следовать установленным правилам.

14. Приступай без «раскачки».

Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например, на послеобеденное. Тем самым вы выигрываете время для последующих отвлечений и непредусмотренных дел.

15. Привлекай близких. Отпускай «ситуации» (или дела, как хочешь).

При определении приоритетов и планировании необходимо точно обозначать, что именно должны сделать вы сами, а что можно попросить сделать окружающих, поручить сделать сотрудникам. Или не делать совсем, оставить желание добиться совершенства или реализовать свой перфекционизм.

16. Перестань заниматься мелочами, оставляя важное на позже.

Мы живем и работаем, ориентируясь на две перспективы — ближнюю и дальнюю. Немногие люди, для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются только дальней перспективой. Для демонстрации собственной эффективности большинство нуждается в «быстром» конкретном результате. Необходимо правильно планировать последовательность работ в течение дня: начинать с относительно важной, но достаточно простой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологический настрой.

17. Используй  неделю как универсальный дедлайн.

На выполнение задач, сроки исполнения которых не попадают в категорию «срочно, ответ сегодня и т.д.», отводится неделя. Всегда должен быть указан дедлайн, иначе решение вопроса будет отодвигаться и займет длительное время. Недели достаточно, чтобы без спешки собрать необходимые данные/получить результат/обсудить итоги, пусть даже и предварительные. При этом хватает времени при возникновении срочных вопросов решать их быстро, без ущерба для задачи недельного периода.

18. Последовательно применяй на практике свои знания и рекомендации по рациональному использованию времени.

Этот фактор  всегда был и остается решающим для достижения успеха. Недостаточно попробовать один раз, чтобы определить работает рекомендация или нет, нужно использовать ее хотя бы несколько дней, лучше 21 :)).

19. Напиши пять своих личных ключевых правил или принципов, которые использовал, или будешь использовать в первую очередь в ближайшее время.

Мои пять важнейших правил планирования времени: 1. … 2. … 3. … 4. … 5. ….

20. Осознавай себя и сохраняй свою осознанность.

Да, это сложно. И тем не менее. Очень часто мы находимся в состоянии реагирования. Реагирования на происходящее рядом, на сказанное, на увиденное. Реагируя, мы перестаем быть собой. Вместо этого позволяем происходящему управлять нашей жизнью. Поэтому будьте здесь и сейчас. И даже если реагируете, осознавайте, что вы делаете и почему. Задавайте себе вопрос: что сейчас происходит? Что происходит со мной?

21. … Место для вашего личного правила.

Напишите нам: какое правило используете вы и мы опубликуем его  под вашим именем.

Авторы:

Ольга Глушко, HR — бизнес-партнер по оценке персонала
Лариса Смирнова, HR — бизнес-партнер по стимулированию и мотивации персонала
Ольга Пархомчик — руководитель отдела технологий отделения управление персоналом

Об авторе

Инесса Мармашова

«Единственное время, когда я на сто процентов сконцентрирован – это то время, когда я в машине. Все остальное время я шучу». Даниэль Элена

комментарий

  • Отличные рекомендации, если им следовать однозначно можно прийти к успеху, главное начать!

Оставить комментарий